Bảng chấm công trên Excel Bảng chấm công dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc,… để có căn cứ tính trả lương, bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị. Vậy để tối ưu hóa quản lý việc chấm công bằng Excel, tham khảo bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về vấn đề này.
Bảng chấm công trên Excel
1. Mục đích lập Bảng chấm công:
– Bảng chấm công dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH, … để có căn cứ tính trả lương, bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị.
2. Phương pháp và trách nhiệm ghi:
– Mỗi bộ phận (phòng, ban, tổ, nhóm…) phải lập bảng chấm công hàng tháng.
– Hàng ngày tổ trưởng (Trưởng ban, phòng, nhóm,…) hoặc người được ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho từng người trong ngày, ghi vào ngày tương ứng trong các cột từ cột 1 đến cột 31 (tức là từ ngày 1 đến ngày 31) theo các ký hiệu quy định trong chứng từ.
– Cuối tháng, người chấm công và người phụ trách bộ phận ký vào Bảng chấm công và chuyển Bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, giấy xin nghỉ việc không hưởng lương,… về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu qui ra công để tính lương và bảo hiểm xã hội.
– Bảng chấm công được lưu tại phòng (ban, tổ,…) kế toán cùng các chứng từ có liên quan.
3. Phương pháp chấm công:
Tùy thuộc vào điều kiện công tác và trình độ kế toán tại đơn vị để sử dụng 1 trong các phương pháp chấm công sau:
– Chấm công ngày: Mỗi khi người lao động làm việc tại đơn vị hoặc làm việc khác như hội nghị, họp,… thì mỗi ngày dùng một ký hiệu để chấm công cho ngày đó.
Cần chú ý 2 trường hợp:
+ Nếu trong ngày, người lao động làm 2 việc có thời gian khác nhau thì chấm công theo ký hiệu của công việc chiếm nhiều thời gian nhất. Ví dụ người lao động A trong ngày họp 5 giờ làm lương thời gian 3 giờ thì cả ngày hôm đó chấm “H” Hội họp.
+ Nếu trong ngày, người lao động làm 2 việc có thời gian bằng nhau thì chấm công theo ký hiệu của công việc diễn ra trước.
– Chấm công theo giờ:
Trong ngày người lao động làm bao nhiêu công việc thì chấm công theo các ký hiệu đã quy định và ghi số giờ công thực hiện công việc đó bên cạnh ký hiệu tương ứng.
– Chấm công nghỉ bù:
Nghỉ bù chỉ áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm, do đó khi người lao động nghỉ bù thì chấm “NB” và vẫn tính trả lương thời gian.
Bạn đang xem bài viết: Bảng chấm công trên excel
Các từ khóa liên quan:
Thiết lập bảng lương nhân viên chuẩn excel, Mẫu quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp cho người lao động mới nhất, Bộ chứng từ công tác phí, Mẫu bảng thanh toán tiền lương mới nhất của bộ tài chính
Có thể bạn quan tâm:
Quy trình tạm ứng, thanh toán tiền tạm ứng cá nhân
a. Chi tạm ứng
+ Đề xuất tạm ứng (bản copy)
+ Đề nghị tạm ứng (theo mẫu)
>>>Lưu ý: Trên đề nghị tạm ứng phải ghi rõ thời hạn thanh toán
b.Thanh toán tiền tạm ứng
+ Đề nghị thanh toán tiền tạm ứng (theo mẫu 04–TT)
+ Đề xuất (bản gốc)
+ Hoá đơn tài chính (nếu có) (Bản gốc + Bản copy)
+ Bảng kê chi tiết (nếu có nhiều khoản thanh toán)
c. Lưu giữ hồ sơ thanh toán tiền tạm ứng
Sau khi có đầy đủ chữ ký của Lãnh đạo phòng Kế toán và Kiểm toán nội bộ và cán bộ thanh toán tạm ứng. Kế toán thanh toán lưu giữ thành từng tháng và lập một bảng kê các phiếu thanh toán tạm ứng sắp xếp theo thứ tự ngày tháng phát sinh. Sau mỗi quý, lưu vào một file.
Trả lời